Tietosuojaseloste

SIC ry käsittelee jäsentensä henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hoitaa yhdistyksen jäsenasioita ja yhdistystoimintaa, tarjota palveluja ja järjestää tapahtumia.

Henkilötiedot kerätään henkilöiltä itseltään ja SIC ry käsittelee ainoastaan henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia yhdistystoiminnassa.

SIC ry käsittelee ja luovuttaa sen toimintaan liittyviä henkilötietoja lainsäädännön sallimilla ja edellyttämillä tavoilla.

Henkilötietoja voivat käsitellä vain SIC ry:n siihen erikseen oikeuttamat henkilöt ja vain siinä laajuudessa kuin heidän tehtävänsä sitä edellyttävät.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Suomen Italiaanot ja Cirnecot ry
Y-tunnus 3053393-2, Kotipaikka Helsinki
Tiina Perälä, jäsensihteeri
jasensihteeri@sicry.fi
Hirvimiestentie 8 C 15, 02810 Espoo

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hoitaa yhdistyksen jäsenasioita ja yhdistystoimintaa, tarjota palveluja ja järjestää tapahtumia.

Jäsenasioiden hoitamiseen, jäsenten palvelemiseen ja toiminnan kehittämiseen liittyvien henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

• jäsentiedotteet
• laskutus jäsenmaksuista
• viestintä jäseneduista ja niiden tarjoaminen
• jäsenkyselyt
• kunniamainintojen ja huomionosoitusten myöntäminen sekä niistä ilmoittaminen

Yhdistystoimintaan liittyviä henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

• kokouskutsujen ja niihin liittyvien materiaalien toimittaminen
• kokousten järjestäminen tapahtumajärjestelmien avulla
• Tapahtumien järjestämiseen liittyviä henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:
• näyttelyihin, kokeisiin ja kilpailuihin osallistuvien koirien ja niiden omistajien / haltijoiden ja kasvattajien nimen ja paikkakunnan julkaiseminen näihin tapahtumiin liittyvässä viestinnässä
• laskutus tapahtumaan osallistumisesta
• yhteydenpito ja viestintä
• markkinointi
• tulosten julkaiseminen
• palkintojen toimittaminen

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Nimi ja osoitetiedot sekä kotipaikka
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Syntymäaika
• Jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
• Jäsenmaksutietoja
• Annettujen suostumusten tiedot

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Oikeutettu etu

Jäsen- ja asiakkuussuhteen hoitaminen ja palvelujen tuottaminen

Käsittelemme henkilötietoja jäsensuhteen hoitamiseksi ja palvelujen tuottamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu jäsensuhteeseen (sopimus).

SIC ry oikeus ja velvollisuus käsitellä rekisteröityjen jäsenten henkilötietoja perustuu sekä yhdistyslakiin (mm. velvollisuus pitää jäsenluetteloa, kutsua jäsenet kokoukseen jne.) sekä oikeutettuun etuun.

Yhdistyksen jäsen tietää, että yhdistyksen tulee käsitellä hänen tietojaan yhdistyksen toiminnan yhteydessä. Jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä SIC ry:n oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.

Markkinointi

Kerromme jäsenille eduista ja tarjoamme palveluita. Käsittelemme henkilötietoja

markkinointitutkimuksia ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme.

Palveluiden kehittäminen, tietoturva- ja suoja

Käsittelemme henkilötietoja palveluiden ja teknisten järjestelmiemme tietoturvan ja -suojan ylläpitämiseksi, niiden laadun parantamiseksi sekä kehittämiseksi. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme varmistaa palveluiden ja teknisten järjestelmiemme tietoturva ja -suoja sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot niiden kehittämiseen.

Lainsäädännön noudattaminen

Käsittelemme henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Tällaisia ovat mm. kirjanpitolain ja -asetuksen edellyttämät tiedot.

Sopimus

SIC ry käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi. Tällaisia sopimuksia ovat esimerkiksi:

• ilmoittautumiset SIC ry:n näyttelyihin-, kokeisiin- ja kilpailuihin
• ilmoittautumiset kokouksiin, koulutuksiin ja muihin tapahtumiin

Suostumus

Käsittelemme henkilötietoja myös tarkoituksiin, joihin on erillinen suostumus.

Säännönmukaiset tietolähteet ja henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja kerätään jäseneltä itseltään.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin jäsenyys on voimassa. Lisäksi henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin ja ajan kirjanpitolakiin ja -asetukseen sisältyvien määräysten mukaisesti.

Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle, ellei SIC ry hallitus näin yksittäistapauksessa erikseen päätä.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa SIC ry yhteistyökumppaneille SIC ry jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa SIC ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat SIC ry:n käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröity voi käyttää yllä kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä sähköisesti osoitteeseen jasensihteeri@sicry.fi tai postitse. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu hänen tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan.

Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

Henkilötietoja käsitellään ja ne säilytetään tietosuojan ja – turvan edellyttämällä tavalla, noudattaen SIC ry:n hallituksen hyväksymää tietosuoja ja -turvapolitiikkaa.

Ainoastaan niillä SIC ry:n erikseen nimeämillä henkilöillä, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja tehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy SIC ry:n henkilötietoihin.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 3.3.2025.